TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laadittu 7.12.2020
REKISTERIN NIMI
A to B Finland Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin pitäjä
A to B Finland Oy (jäljempänä A2B) Läkkisepäntie 11 C
00620 Helsinki puh. 09 720 65100 info@a2b.fi Y-tunnus 2330772-6
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tero Kakko tero.kakko@a2b.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen tai A2B:n markkinointiin.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
• Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, laskutus, analysointi ja tilastointi
• Asiakasviestintä
• A2B:n palveluportaali -palvelun tarjoaminen ja ylläpito organisaatiokäyttäjille sekä käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
• Mielipide- ja markkinointitutkimuksien toteuttaminen
• Verkkomainonnan kohdentaminen
• Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
• Suomen viranomaistoimien tarpeet.
Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja keräämme
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaista (ml. tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön tai palautteen jättäneet), yhteistyökumppaneista, näiden edustajista sekä potentiaalisista asiakkaista. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa kerätään missäkin tilanteessa.
Asiakkaan ja yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien perustiedot
• Etu- ja sukunimi sekä tarvittaessa henkilötunnus
• Edustamasi yritys tai yhteisö ja ammattinimike
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero) Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot
• Asiakashistoria
• A2B palveluportaali -palvelun organisaatiokäyttäjien palvelun käyttöön ja käyttöoikeushallintaan liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana
• Laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot
• Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• Markkinointiluvat ja -kiellot
• Mahdolliset sinun itsesi antamat muut tiedot.
Rekisterin tiedot kerätään sinulta itseltäsi puhelimitse, verkossa sähköisten lomakkeiden kautta, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Tietoja koostuu myös tarjouksen ja/tai sopimuksen tekemisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana saaduista tiedoista.
Mille tahoille siirrämme tai luovutamme tietoja
Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellet kiellä tietojesi luovuttamista. Voimme käyttää A2B palveluportaalin ylläpidon osalta henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi. Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakas- tai yhteistyösuhteen perusteella, tai kunnes rekisteröity pyytää tietojen poistoa. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kyseisen henkilön lain (kuten kirjanpitolainsäädäntö) tai sopimussuhteen edellyttämät tiedot sekä tietojen poistoa koskeva tieto.
Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterin pitäjän osoitteeseen.
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa: Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi: Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten.
• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei EU:n tietosuoja-asetusta ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä.
REKISTERIN NIMI
A to B Finland Oy:n työnhakijarekisteri
Rekisterin pitäjä
A to B Finland Oy (jäljempänä A2B) Läkkisepäntie 11 C
00620 Helsinki puh. 09 720 65100 info@a2b.fi Y-tunnus 2330772-6
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tero Kakko tero.kakko@a2b.fi
Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on A2B:n henkilöstön rekrytointi. Tietojesi käsittely perustuu lähettämääsi työhakemukseen, täyttämääsi verkkosivujen lomakkeeseen ja rekrytointiprosessiin sekä suostumuksellasi tehtävään henkilö- ja soveltuvuustestaukseen tai ilmoittamiltasi suosittelijoilta kerättäviin tietoihin. A2B ylläpitää työnhakijoiden henkilötietoja ja käsittelee niitä hallinnollisia tarkoituksia sekä liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.
Millaisia henkilötietoja käsittelemme
Käsittelemme seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia
henkilötietoja työnhakijoista:
• Yksilöintitiedot: nimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
• Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen, kielitaito, ammattikortit, ajokorttitiedot, työhistoria (työnantajat, työtehtävät, työsuhteen kestot)
• Suosittelijat ja mahdolliset suositukset
• Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työtehtävästä, palkkatoive sekä työtehtävien hoitoon liittyvät rajoitukset
• Haastatteluun sekä testeihin (esim. huumausainetestaus, turvallisuusselvitys) liittyvät tiedot
• Suostumuksellasi julkisesti saatavilla olevaa tietoa esim. LinkedIn tai muu sosiaalisen median palvelu
• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi tai suostumuksellasi suosittelijoilta tai testaukseen perustuen. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
Mille tahoille voimme siirtää tai luovuttaa tietoja?
Emme luovuta henkilötietojasi eteenpäin A2B:n ulkopuolelle, emmekä siirrä niitä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Voimme käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa rekrytointipalvelun ylläpitoon ja hallintaan, henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.
Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä
A2B:llä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Työnhakijoiden tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Varmistamme henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidemme kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan välittömästi käytön jälkeen.
Jättämäsi avoimen hakemuksen tiedot säilytetään valintasi mukaan joko 3, 6 tai 12 kuukautta. Tiettyä tehtävää varten tehtyjä hakemuksia ja rekrytointiprosessissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. Suostumuksellasi henkilötietojasi voidaan säilyttää myös kauemmin esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterin pitäjän osoitteeseen.
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa: Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei EU:n tietosuoja-asetusta ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä.
EVÄSTEET
A2B saattaa käyttää evästeitä (cookies) verkkosivustollaan sen käytettävyyden parantamiseksi ja palveluiden kehittämiseksi sekä analytiikadatan keräämiseen. Voit estää evästeiden käytön selaimen asetuksissa.
